LE VIRTUEL ? PRÉSENT !

Alors que le monde des affaires continue de s’adapter à la nouvelle normalité provoquée par la pandémie mondiale COVID 19, il est clair que le travail virtuel, les réunions en ligne et l’augmentation des technologies collaboratives à distance resteront une activité normale. Atteindre les employés, les fournisseurs et les clients de manière nouvelle et efficace signifie que nous devons tous être bien informés pour mener et assister à des réunions virtuelles et travailler dans des environnements distants.

Les entreprises doivent évaluer leurs besoins actuels et prévoir leurs besoins technologiques dans un avenir proche.

De quels types d’outils et de changements d’infrastructure votre organisation a-t-elle besoin non seulement pour survivre, mais aussi pour prospérer en temps de crise et de changement ?

Pour commencer…

• Effectuez, inventoriez, et vérifiez la qualité de vos écrans d’ordinateur, caméras Web, casques et microphones.
• Vérifiez la puissance de votre signal Internet et la disponibilité du WIFI.
• Assurez-vous que vous avez des règles ou des procédures de travail à distance par écrit, qui incluent les enregistrements, les calendriers des réunions d’équipe et la ligne directrice des attentes pendant que les équipes de travail sont dans des environnements indépendants.

Vous devez également accéder aux outils et logiciels dont vous pourriez avoir besoin pour vous assurer que vos équipes et parties prenantes peuvent se connecter, collaborer et créer. Divisez le travail en sections ou catégories.

Dans un article récent sur https://www.manager-go.com/management/dossiers-methodes/manager-une-equipe-virtuelle, vous trouverez des moyens clairs d’évaluer vos besoins.

Voici les principaux segments de travail qui peuvent nécessiter des outils virtuels ou distants supplémentaires pour que les équipes travaillent efficacement :

1  Outils de collaboration et de partage d’informations
2  Outils de gestion de projet et outils de suivi du temps
3  Outils de stockage, de co-création et de partage de fichiers
4  Outils de réunion et de conférence, y compris les outils vidéo et audio
5  Outils de messagerie instantanée
6  Outils de médias sociaux
7  Outils de planification et de calendrier
8  Jeux virtuels

Lorsque vous sélectionnez une plate-forme pour vos réunions, conférences ou webinaires, assurez-vous de faire des démos «en temps réel» et que vos équipes soient à l’aise et bien formées avant de passer en direct. Entraînez-vous et testez des réunions en préparation d’activités virtuelles à grande échelle. Assurez-vous que les visuels que vous souhaitez utiliser sont clairs, que les arrière-plans (tous les plans de la caméra) ne distraient pas, vérifiez vos niveaux d’éclairage et la qualité audio pour répondre aux besoins visuels et auditifs.

En plus des besoins de l’environnement et de la logistique, assurez-vous que vous avez également envisager de :

• Créer un programme clair
• Envoyer du matériel avant la réunion afin que les participants soient mieux préparés
• Établir des «règles d’engagement» de réunion, c’est-à-dire clairement comment les participants peuvent poser des questions; lorsque les micros doivent être mis en sourdine, etc …
• Avoir ou affecter un facilitateur de réunion qui peut gérer le temps, faire avancer les présentations de diapositives, gérer les périodes de questions et réponses et envoyer des mesures de suivi telles que des enregistrements, des documents à distribuer après la réunion.

Les présentateurs peuvent également suivre certaines des meilleures pratiques pour garantir leur efficacité lors des réunions virtuelles. Évitez de porter des couleurs fortes, à motifs ou discordantes (exemple: couleurs néon, plaids, carreaux ou grands motifs floraux, etc.). N’oubliez pas que la plupart des réunions virtuelles ne capturent que la moitié supérieure du corps, une bonne posture est donc essentielle. Des caméras mal positionnées, assis trop près ou trop loin de la caméra, mâchant du chewing-gum ou mangeant pendant une réunion, jouer avec des stylos ou du papier peuvent tous rendre très difficile la transmission du message au public et créer de la distraction chez vos participants. Mélangez votre flux de présentation de réunion. Gardez les visuels en mouvement et injectez périodiquement un sondage, une enquête ou une table ronde rapide. Les questions et réponses peuvent briser la monotonie.

Pensez comme un présentateur de nouvelles. Gardez les couleurs primaires et solides. Le bleu est une excellente couleur pour les moniteurs et est agréable pour les yeux. Portez un minimum d’accessoires afin de ne pas générer de bruit pendant votre présentation. Gardez vos mouvements lents et minimaux. Les mouvements parasites et constants peuvent également distraire. Assurez-vous que vos visuels sont suffisamment grands et clairs pour que les participants puissent facilement digérer le contenu.

Les réunions virtuelles ont des exigences uniques, mais elles partagent bon nombre des mêmes principes que nous suivons lors de réunions ou de conférences en personne. Pour rendre les interactions virtuelles plus efficaces et productives :

• Soyez prêt
• Soyez un bon auditeur
• Respectez le temps des gens et n’interrompez pas
• Continuez à établir des horaires ou des délais
• Soyez présent et faites attention
• Ne réalisez pas plusieurs tâches afin de rester engagé et prêt à répondre

Les changements dans nos environnements de travail sont tous affectés et plus nous sommes confiants dans le fait d’utiliser la technologie et de suivre les meilleures pratiques, plus nos interactions virtuelles seront aussi productives et efficaces que possible. Les réunions, conférences et webinaires virtuels peuvent désormais être la règle au lieu de l’exception. Maîtriser l’art de «devenir virtuel» fera de vous une véritable personne à succès.

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